Новые требования к выплате отпускных в учебный период: что изменилось для работодателей в 2026 г.

1. Что изменилось в Трудовом кодексе 2026 г.

С 1 сентября 2026 г. в Трудовой кодекс РФ внесены поправки, уточняющие порядок расчёта отпускных для работников, находящихся в учебном периоде (включая магистратуру, аспирантуру, программы повышения квалификации). Ранее отпускные рассчитывались исходя из средней заработной платы за 12 календарных месяцев, предшествующих отпускному периоду, независимо от того, учится ли сотрудник в это время. Новые нормы вводят два ключевых изменения:

1. Разделение расчётного периода. Если сотрудник находится в учебном периоде (оформленное обучение, подтверждённое документом о зачислении), средняя заработная плата считается только за те месяцы, когда он фактически отработал, а не за весь календарный год. Это позволяет исключить из расчёта периоды, когда работник был в академическом отпуске или находился на дистанционном обучении без отработки.

1. Повышенный коэффициент надбавки. Для работников‑студентов вводится дополнительный коэффициент 1,1 к базовой ставке отпускных, если в течение отпускного периода они используют часть отпуска для прохождения экзаменационных сессий, подтверждённых приказом руководителя. Коэффициент применяется только к тем дням отпуска, которые совпадают с датами экзаменов, указанных в графике учебного заведения.

Эти изменения направлены на более справедливое возмещение за время, когда сотрудник совмещает работу и обучение, а также на упрощение контроля со стороны инспекции труда.

2. Как выглядит практический расчёт

Рассмотрим пример, который часто встречается в компаниях, нанимающих сотрудников‑студентов.

Исходные данные

• Сотрудник: Иван Сергеев, менеджер проекта.
• Дата начала обучения: 1 сентября 2025 г.; академический отпуск – с 1 по 30 ноября 2025 г.; сессия – 5‑12 декабря 2025 г.
• Оклад: 120 000 руб. в месяц, без надбавок.
• Премии за 2025 год: 0, 240 000 руб. (выплачены в марте и сентябре).
• Отпуск: 28 календарных дней, из которых 5 дней совпадают с датами экзаменов.

Шаг 1. Определяем расчётный период По новому правилу берём только те месяцы, когда Иван отработал. С 1 сентября 2025 г. по 31 августа 2026 г. – 12 месяцев, но в ноябре он находился в академическом отпуске и не получал заработную плату. Поэтому в расчётный период включаем 11 месяцев.

Шаг 2. Считаем среднюю заработную плату Сумма заработка за 11 месяцев = (120 000 × 11) + 240 000 = 1 560 000 + 240 000 = 1 800 000 руб. Средняя ЗП = 1 800 000 / 11 ≈ 163 636 руб.

Шаг 3. Рассчитываем отпускные без надбавки Отпускные = Средняя ЗП ÷ 29,3 × 28 = 163 636 ÷ 29,3 × 28 ≈ 156 400 руб.

Шаг 4. Применяем коэффициент надбавки 5 дней из 28 совпадают с экзаменами → коэффициент 1,1 применяется к 5/28 части отпуска. Надбавка = 156 400 × (5/28) × 0,1 ≈ 2 800 руб.

Итоговая сумма = 156 400 + 2 800 ≈ 159 200 руб.

Таким образом, при новых правилах Иван получит на 2 800 руб. больше, чем при старом порядке расчёта, где учитывался бы средний доход за весь год, включая академический отпуск (что привело бы к меньшей выплате).

3. Что нужно изменить в бухгалтерском учёте

1. Обновить шаблоны расчёта отпускных. В большинстве ERP‑систем расчёт средней зарплаты фиксирован на 12 месяцев. Необходимо добавить параметр «учитывать только отработанные месяцы», который будет автоматически исключать периоды академических отпусков, подтверждённые справкой из учебного заведения.

1. Вести отдельный реестр учебных периодов. HR‑отдел обязан фиксировать в личных делах сотрудников даты начала и окончания учебного отпуска, а также даты экзаменов. Эта информация должна быть доступна бухгалтерии через интегрированный HR‑модуль.

1. Настроить автоматическое применение коэффициента. При формировании расчёта отпускных система должна проверять, совпадают ли даты отпускных дней с датами экзаменов, указанных в реестре. Если совпадение есть, к соответствующей части суммы добавляется 10 %.

1. Проверка соответствия при внутреннем аудите. После первой выплаты рекомендуется провести контрольный аудит: сравнить рассчитанные суммы с требуемыми по формуле, проверить корректность исключения академических отпусков. При выявлении расхождений следует корректировать настройки и, при необходимости, оформить дополнительную выплату сотруднику.

4. Практические рекомендации для HR и руководителей

• Своевременно собирайте документы. При зачислении сотрудника‑студента запрашивайте подтверждение учебного плана и график экзаменов. Это упростит дальнейший расчёт и избавит от споров.
• Информируйте сотрудников о новых правилах. Письмо от HR с разъяснением, как будет рассчитываться отпускная часть, повышает прозрачность и снижает риск конфликтов.
• Согласовывайте график отпусков. При планировании отпусков учитывайте даты экзаменов, чтобы использовать коэффициент надбавки и увеличить общую компенсацию сотрудника.
• Обучите бухгалтерию. Проведите короткий воркшоп по новым положениям ТК, разберите на примерах, как корректировать расчётный период.
• Следите за изменениями в нормативных актах. Поправки могут быть уточнены в приказах Минтруда; подписывайтесь на рассылки профильных юридических сервисов.

5. Вывод для бизнеса

Новые требования к расчёту отпускных в учебный период создают как риск, так и возможность. С одной стороны, работодатели обязаны более тщательно вести учёт учебных отпусков, иначе могут получить штрафы за неправильный расчёт (ст. 236 ТК РФ). С другой стороны, корректный расчёт с применением коэффициента надбавки повышает лояльность сотрудников‑студентов, укрепляет бренд работодателя как поддерживающего развитие персонала и снижает текучесть в сегменте квалифицированных специалистов. Интеграция изменений в автоматизированные HR‑ и ERP‑системы позволяет выполнить требования закона без дополнительного ручного труда, экономя время и уменьшая вероятность ошибок.

Краткий чек‑лист для руководителей

1. Обновить шаблоны расчёта в ERP‑системе (учет только отработанных месяцев).
2. Внести в личные дела сотрудников даты учебных отпусков и экзаменов.
3. Настроить автоматическое применение 1,1‑коэффициента к отпускным дням, совпадающим с экзаменами.
4. Провести внутренний аудит после первой выплаты.
5. Информировать сотрудников о новых правилах и их выгодах.

Применив эти шаги, компания избежит штрафов, повысит точность расчётов и укрепит репутацию работодателя, поддерживающего развитие персонала.